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Erklärung zum Datenschutz

Datenschutzerklärung Q&A

Erklärung zum Datenschutz für Unternehmen im Ramen von ‘Retailer of the Year’ Germany, Version März 2021

1. Einleitung

Diese Datenschutzerklärung wurde durch Q&A und HL erstellt (siehe Artikel 2 Definitionen), mit Sitz in Amersfoort unter der Adresse: Printerweg 22, die Niederlande.

2. Definitionen

Sofern nicht anderweitig ausdrücklich vereinbart, werden die Begriffe in dieser Erklärung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung verwendet.

Q&A: Q&A Insights Europe BV (65019776)

HL: HL Marketing+Beratung (DE191876744)

Persönliche Daten: alle Informationen zu einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person (betroffenen Person).

Verarbeitung personenbezogener Daten: jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

3. Anwendungsbereich

Diese Verordnung gilt für jede Verarbeitung personenbezogener Daten durch Q&A und HL, außer für die persönlichen Informationen, die Privatpersonen/Verbraucher in ihrer Eigenschaft als Privatperson/Verbraucher bereitgestellt haben. Dafür gibt es eine separate Datenschutzerklärung

Q&A und HL sorgt für die Einhaltung der geltenden Gesetze und Bestimmungen zum Datenschutz, einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung.

4. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Verarbeitung durch Q&A und HL:
  • Kontaktdaten, wie Vorname, Nachname, Firmenname, Telefonnummer (Handy) und Geschäfts- und/oder private E-Mail-Adresse;

5. Zu welchen Zwecken verarbeiten wir personenbezogenen Daten?

  • Angebotserstellung
  • Aufbau einer Kundendatenbank
  • Vertragsabschlüsse und die Durchführung von Verträgen
  • Einladungen von Personen zu Seminaren/Veranstaltungen/Touren
  • Zusendung von Informationen über neue Produkte/Dienstleistungen
  • Versendung von Mailings/Newsletters
  • Rechnungsstellung/Versendung von Rechnungen
  • Zum Zwecke der Beantwortung von Fragen über das Kontaktformular

6. Auf welcher Grundlage verarbeiten wir personenbezogene Daten?

In den meisten Fällen wird davon ausgegangen, dass die Verarbeitung für die Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist (oder um auf Antrag der betroffenen Person vor Abschluss des Vertrags Maßnahmen zu ergreifen). Wenn keine Vereinbarung mit der betroffenen Person getroffen wurde oder wir von der betroffenen Person keinen Antrag auf Ergreifung von Maßnahmen erhalten haben, liegt die Grundlage darin, dass die Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch die betroffene Person für einen oder mehrere spezifische Zwecke erteilt wurde. Wenn unsere Grundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten die "Einwilligung" ist, kann die betroffene Person diese Einwilligung jederzeit widerrufen.

7. Wer verarbeitet die personenbezogenen Daten?

Die personenbezogenen Daten werden nur von Mitarbeitern von Q&A und HL verarbeitet, soweit dies für ihre Aufgabenerfüllung erforderlich ist.
Die personenbezogenen Daten werden nur verarbeitet, soweit die in Artikel 5 beschriebenen Zwecke eindeutig, legitim und nicht übertrieben sind.
Personenbezogene Daten werden von Q&A und HL vertraulich behandelt. Eine Weiterleitung von Daten findet nur statt, soweit hierzu eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder wenn dies zur Aufgabe des zuständigen Mitarbeiters gehört.

8. Zugang zu personenbezogenen Daten

Q&A und HL speichert personenbezogene Daten unter anderem in persönlichen Outlook/Exchange-Postfächern in einem CRM-System, das von Q&A und HL entwickelt wurde und in Excel Datenbanken pro Vorgang. Jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf sein persönliches Outlook/Exchange-System, die CRM-Software und die Excel- Datenbanken. Die Kundenbetreuer haben auch Zugriff auf die persönlichen Outlook/Exchange-Postfächer des Geschäftsführers.
Jede Person, die persönliche Daten verwendet, unterliegt einer Geheimhaltungspflicht in Bezug auf die Daten, auf die er zugreifen darf.

9. Sicherheit personenbezogener Daten

Q&A und HL hat technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um unbefugten Zugriff oder unbefugte Nutzung personenbezogener Daten zu verhindern.
Q&A und HL kommt ihr Meldepflicht bei Datenlecks nach.

10. Bereitstellung personenbezogener Daten

Ihre persönlichen Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn Sie haben der Bereitstellung ausdrücklich zugestimmt oder Q&A und HL ist gesetzlich oder durch eine gerichtliche Entscheidung verpflichtet, oder eine solche Bereitstellung dient dem Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten.

Wir schließen einen Prozessorvereinbarung mit Unternehmen ab, die Ihre Daten in unserem Auftrag verarbeiten, um das gleiche Maß an Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Daten zu gewährleisten. Q&A und HL bleibt für diese Verarbeitungen verantwortlich.

Wenn Q&A und HL Veranstaltungen mit Sponsoren organisiert, wird Q&A und HL den Sponsoren nur eine Liste mit den Firmennamen oder teilnehmenden Personen bereitstellen. Ihre persönliche E-Mail-Adresse und/oder Ihr persönlicher Namen werden ohne Ihre Zustimmung nicht an Sponsoren oder sonstige Dritte weitergegeben.

11. Wie lange werden die Daten gespeichert?

Die allgemeine Aufbewahrungsfrist bei Q&A und HL beträgt fünf Jahre. Wenn die Aufbewahrungsdauer in bestimmten Fällen kürzer ist, wird dies von Fall zu Fall durch Q&A und HL angegeben. Wenn sich jedoch die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von den beiden vorstehenden Sätzen unterscheiden, werden diese gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von Q&A und HL eingehalten.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Q&A behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Wir empfehlen Ihnen daher, unsere Website regelmäßig zu besuchen, um sich über gegebenenfalls erfolgte Aktualisierungen zu informieren.

13. Rechte der Verbraucher/Betroffenen

Gemäß der Allgemeine Datenschutzverordnung haben Sie als Verbraucher/betroffene Person auf Anfrage auch das Recht, Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten zu haben, diese zu korrigieren oder zu löschen, das Recht, „vergessen“ zu werden, die Datenverarbeitung einzuschränken oder auf Einspruch dagegen, das Recht, Ihre Daten zu übertragen (Datenübertragbarkeit) und das Recht, keiner automatisierten Entscheidungsfindung zu unterliegen.
Sie können dies angeben, indem Sie eine E-Mail senden an: info@retaileroftheyear.de oder secretariaat@qanda.nl. Wenn Sie Ihre persönlichen Daten überprüfen möchten, bitten wir Sie, sich mit einem gültigen Ausweis auszuweisen.
Übermäßige Anfragen bezüglich der Bereitstellung von Informationen können von uns abgelehnt werden. Es gibt übermäßige Anfragen, wenn Sie sich beispielsweise überdurchschnittlich und mehr als nötig mit Informationsanfragen an uns wenden.

14. Beschwerden

Beschwerden über diese Datenschutzerklärung richten sie bitte an ihr Ansprechpartner bei Q&A und HL oder: secretariaat@qanda.nl (Sandra Jonker).

Sie haben das Recht, sich an die niederländische Datenaufsichtsbehörde zu wenden. Die Behörde „Autoriteit Persoonsgegevens“ überwacht die Einhaltung der Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten. Sie können der Behörde kontaktieren:

Autoriteit Persoonsgegevens
Bezuidenhoutseweg 30
2594 AV Den Haag
Niederlande
Info@autoriteitpersoonsgegevens.nl